POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES DE TI
Resolución Nº 0192 de Junio 16 de 2015
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CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 5
1. OBLIGATORIEDAD 6
2. DEFINICIONES 6
3. PRINCIPIOS RECTORES 7
4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS 8
5. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES 9
6. DEBERES DE LA UNIVERSIDAD 9
7. CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES 10
8. SANCIONES 11
9. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS
PERSONALES 11
10. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES EN LA UNIVERSIDAD 12
10.1 FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE
LA UNIVERSIDAD 12
11. AVISO DE PRIVACIDAD 13
12. DE LA AUTORIZACIÓN 14
12.1 MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN 14
12.2 MANIFESTACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN 16
13. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN O SUPRESIÓN DE DATOS
PERSONALES 16
14. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y CONSULTAS
RELACIONADAS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 17
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15. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS RELACIONADOS
CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 18
16. DIRECTRIZES GENERALES 20
ANEXO 1 CONTRATO DE CONFIDENCIALIDAD 22
ANEXO 2 AVISO DE PRIVACIDAD 24
ANEXO 3 AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES 25
ANEXO 4 FORMATO DE CONSULTA, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y
ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES 27
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INTRODUCCIÓN
La Constitución Política de Colombia consagra en el artículo 15 que “todas las
personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el
Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas
en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la
recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás
garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de
comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas
mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.”
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre dicta las disposiciones generales para la
protección de datos personales. El literal k) del artículo 17 de dicha ley obliga a los
responsables del tratamiento a “adoptar un manual interno de políticas y
procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en
especial, para la atención de consultas y reclamos.”
La UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA está
comprometida con el respeto de los derechos de sus estudiantes, empleados y
terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos
personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el
tratamiento de datos personales.
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POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE
LOS TITULARES
1. OBLIGATORIEDAD
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los
empleados de la UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA,
los contratistas y terceros que obran en nombre de la misma.
Todos los empleados deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento
de sus funciones (de conformidad con el numeral 1 del artículo 58 del Código
Sustantivo del Trabajo, es obligación especial del trabajador "observar los preceptos
del reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular
le impartan el empleador o sus representantes").
2. DEFINICIONES
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para
llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.
Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la
ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta
del responsable del tratamiento.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la
ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la
recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña
de la base de datos o sistema de información que contiene datos personales.
Titular del dato: Es persona natural a que se refieren los datos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la
circulación o supresión de esa clase de información.
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3. PRINCIPIOS RECTORES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012, se aplicarán, de
manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el Tratamiento a
que se refiere la presente ley es una actividad regulada que debe sujetarse a lo
establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de
acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: el, uso, captura, recolección y tratamiento de datos
personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados
sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que
releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a uso, captura,
recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: sólo se permitirá acceso y/o
envío de los datos personales al titular del dato, a las personas autorizadas por el
titular del dato y/o a las personas que por mandato legal u orden judicial sean
autorizadas para conocer la información del titular del dato.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso
sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los
titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
g) Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por la
UNIVERSIDAD, deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas
que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
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h) Principio de confidencialidad: la UNIVERSIDAD está obligada a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de
las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la ley.
A su vez todos los empleados de la UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA
SANTANDER OCAÑA, los contratistas y terceros que obran en nombre de la misma
tienen la obligación de respetar la confidencialidad de la información obtenida en el
desarrollo de sus servicios profesionales. El deber de confidencialidad permanece
aún después de terminada la relación entre el empleado y/o contratista y el cliente
o empleador.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario
establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros
no autorizados accedan a los datos del titular del dato. Solicitar prueba de la
autorización otorgada.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la UNIVERSIDAD para el
tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en
que no es necesaria la autorización
1
.
c) Ser informado por la UNIVERSIDAD, previa solicitud, respecto del uso que les
ha dado a sus datos personales.
d) Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la
ley y en la presente política.
e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a la Ley 1581 del 2012, decretos reglamentarios y todas aquellas
que los modifiquen, sustituyan o adicionen.
f) Acceder a la solicitud de revocatoria y/o supresión de la autorización del dato
personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y
garantías constitucionales y legales.
g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento.
1
Ley 1581 de 2012. Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria
cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b)
Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones
contenidas en la presente ley.
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5. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos
prevalentes de los menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos
datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir
con los siguientes parámetros:
a) Responder y respetar el interés superior de los menores.
b) Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y
capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los
que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido
de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y
seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su
derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
6. DEBERES DE LA UNIVERSIDAD
Son deberes de la UNIVERSIDAD los siguientes:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la
recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento
sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información cuando sea necesario.
g) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento de la Información únicamente los
datos personales que está autorizado para suministrar a terceros.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento de la Información en todo momento, el
respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
presente política.
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k) Informar al Encargado del Tratamiento de la Información cuando determinada
información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los titulares.
m) Conservar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en
los términos establecidos en esta política.
n) Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento de la Información,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada.
o) Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento de la Información
las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda
a realizar los ajustes pertinentes.
7. CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
Son datos personales cualquier información que directa o indirectamente se refiere
a una persona natural y que permite identificarla. Son algunos ejemplos de datos
personales los siguientes: nombre, número de identificación de ciudadana, dirección
de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud.
Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados:
Dato personal sensible: información que afecta la intimidad de la persona o cuyo
uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el
origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas,
la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud,
a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
Dato personal público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley
o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los
relativos al estado civil de las personas. Son públicos, entre otros, los datos
personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio.
Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si
hacen alusión a información general, privada o personal.
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Dato personal privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo
es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes,
documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
Dato personal semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima,
reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a
su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como,
entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones
financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad
social.
8. SANCIONES
Las sanciones para los encargados y los responsables del tratamiento de datos
personales que pueden ser la misma persona natural o jurídica de naturaleza
privada, están en cabeza de la Superintendencia de Industria y Comercio, y van
desde:
• Multas de carácter personal o institucional hasta por 2.000 Salarios Mínimos
Mensuales Legales Vigentes.
• Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento hasta por seis
meses.
• Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento.
• Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de
datos.
9. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS
PERSONALES
LA UFPS Ocaña podrá revelar a las entidades vinculadas a la misma, los Datos
Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento
conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.
Igualmente, LA UFPS Ocaña podrá entregar los Datos Personales a terceros no
vinculados a la Institución cuando se trate de contratistas en ejecución de contratos
para el desarrollo de las actividades propias de LA UFPS Ocaña.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la
información, la Universidad, tomará las medidas necesarias para que esos terceros
conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la
información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos
directamente relacionados con las actividades propias de la relación con la
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Universidad, y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para
propósito o fin diferente.
La Universidad, también puede intercambiar Información Personal con autoridades
gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades
judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación
penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en
procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros
asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con
las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b)
para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las
autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las
autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para
hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras
operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o
propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables
o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
En todo caso, cuando LA UFPS Ocaña desee enviar o transmitir datos a uno o
varios contratistas y/o terceros, establecerá el siguiente contrato de transmisión de
datos personales: (Ver anexo 1).
10. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES EN LA UNIVERSIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la
Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña adoptará las medidas, humanas,
administrativas y técnicas, que sean necesarias para garantizar seguridad a los
registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
NOTA: La Base de Datos Académica entró en vigencia a partir del año 2002, en el
Sistema de Información Académica y la Base de Datos de Nomina entró en vigencia
a partir del año 2007, en el Sistema de Información Financiero (SIF), de la
Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña.
10.1 FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE
LA UNIVERSIDAD
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña como institución, y en los
términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE
DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias tanto
académicas como administrativas actuarán como ENCARGADOS DEL
TRATAMIENTO, así:
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a) Para el caso de datos personales de estudiantes actúa como Encargado del
Tratamiento la Oficina de Admisiones y Registro Académico.
b) Para el caso de datos financieros y comerciales actuarán como Encargados del
Tratamiento la Subdirección Administrativa y Financiera, la Unidad de
Contabilidad y la Unidad de Presupuesto.
c) Para el caso de datos de empleados de la Universidad actúa como Encargado
del Tratamiento la División de Personal.
d) Para el caso de egresados actuarán como Encargados del Tratamiento la Oficina
de Egresados de la Vicerrectoría de Bienestar Universitario.
e) Para el caso de los usuarios de cursos de extensión actúa como Encargado del
Tratamiento la oficina de educación continuada.
f) Para el caso del equipo de desarrolladores de aplicaciones quienes para el
ejercicio de sus funciones hacen uso de datos personales, actúa como
Encargado del Tratamiento el proyecto de Interconectividad.
g) Para el caso de los datos personales manejados en el proceso que abarca la
dependencia de archivo y correspondencia, actúa como Encargado del
Tratamiento Secretaría General.
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña designa a la Unidad de
Gestión Documental como la encargada de recibir, procesar y canalizar las distintas
solicitudes, y las hará llegar a las respectivas dependencias antes mencionadas,
con el fin de que les den el trámite correspondiente, en los términos, plazos y
condiciones establecidas por la normatividad vigente, para el ejercicio de los
derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria
a que se refiere la normatividad sobre protección de datos personales.
11. AVISO DE PRIVACIDAD
La UFPS Ocaña, informará oportunamente los derechos que cita la ley 1581 del
2012 y como hacerlos efectivos a todos sus usuarios, su divulgación se realizará
por medio del correo institucional, dando a conocer a los dueños de la información
el tratamiento de datos personales; dicho aviso de privacidad tendrá la siguiente
estructura (Ver anexo 2).
De igual manera se establece que la declinación de responsabilidades estará fijada
en la parte de la firma de los e-mails que utiliza la Institución para su comunicación;
manteniendo la siguiente estructura:
AVISO LEGAL: La información transmitida a través de este correo electrónico es
confidencial y dirigida única y exclusivamente para uso de su(s) destinatario(s). Su
reproducción, lectura o uso está prohibido a cualquier persona o entidad diferente,
sin autorización previa por escrito. Si usted lo ha recibido por error, por favor
notifíquelo inmediatamente al remitente y elimínelo de su sistema. Cualquier uso,
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divulgación, copia, distribución, impresión o acto derivado del conocimiento total o
parcial de este mensaje sin autorización del remitente será sancionado de acuerdo
con las normas legales vigentes. Las opiniones, conclusiones y otra información
contenida en este correo, no relacionadas con la actividad de la UFPS Ocaña,
deben entenderse como personales y de ninguna manera son avaladas por la
Institución. Ni la UFPS Ocaña, ni ninguno de sus procesos o dependencias aceptan
responsabilidad alguna por eventuales daños o alteraciones derivados de la
recepción o uso del presente mensaje, por lo tanto, es responsabilidad del
destinatario confirmar la existencia de virus o programas dañinos al momento de
recibirlo y abrirlo, que puedan llegar a afectar los computadores o sistemas que lo
reciban.
Usted está recibiendo este boletín electrónico con información que consideramos
importante para usted. Si no desea seguir recibiendo este tipo de comunicaciones
en el futuro, por favor envíenos comunicación al siguiente correo electrónico
radicacion@ufpso.edu.co. Respetamos su privacidad y estamos en contra del
correo no deseado. Utilizamos medidas de seguridad para proteger su información
contra la pérdida, mala utilización y alteración de datos utilizados por nuestro
sistema.
12. DE LA AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales
por parte de la UNIVERSIDAD, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e
informado del titular de los mismos.
La UNIVERSIDAD utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e
implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener
registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo
autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los
mismos.
Tratándose del uso de datos personales que no correspondan de manera específica
al desarrollo de la relación legal o contractual establecida entre la UNIVERSIDAD y
el Titular, sino que estén referidos al envío de información institucional o de carácter
publicitario, existirá el mecanismo a través del correo electrónico
radicacion@ufpso.edu.co que permita al Titular de los datos, de manera sencilla,
manifestar su voluntad de no ser contactado para dichos fines.
12.1 MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
Los clientes podrán conocer más de la ley 1581 del 2012, proporcionar o denegar
su autorización para tratar sus datos personales por estos medios:
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• Comunicación dirigida a responsable de Protección de Datos de UFPS Ocaña
Vía Acolsure, Sede el Algodonal Ocaña Norte de Santander.
• Nuestras líneas telefónicas PBX: (+57) (7) 5690088 Ext 158, Fuera de Ocaña:
01-8000-121022 o acercarse a nuestras instalaciones, Unidad de Gestión
Documental.
• Nuestro sitio web http://www.ufpso.edu.co
• Cualquier duda o inquietud, favor remitir correo a radicacion@ufpso.edu.co
Para la obtención de la autorización del tratamiento del dato, la UFPS Ocaña:
• Anexará la siguiente autorización (Ver anexo 3) en los contratos de: Orden de
prestación de servicios (OPS), Orden de prestación de servicios profesionales
(OPSP), Personal a término fijo (para contratados, servicios generales, UFM y
coordinadores) y aprendices SENA, con el fin de autorizar de manera previa y
expresa el tratamiento de datos personales.
• Incluirá dentro de los formularios del proceso de preinscripción e inscripción la
siguiente información:
Declaro que he sido informado: (i) Que la UFPS Ocaña, como responsable de
los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, han
puesto a mi disposición la línea de atención nacional 01-8000-121022, el correo
electrónico radicación@ufpso.edu.co y la Unidad de Gestión Documental PBX:
(+57) (7) 5690088 Ext 158, para la atención de requerimientos relacionados con el
tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en
esta autorización.(ii) Esta autorización permitirá a la UFPS Ocaña, recolectar,
transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, de
acuerdo con el procedimiento para el tratamiento de los datos personales en procura
de cumplir con las siguientes finalidades: permitir al personal de las dependencias
administrativas la recolección, registro, almacenamiento, uso, circulación,
supresión, procesamiento, compilación, intercambio, actualización, y disposición de
los datos personales que sean suministrados y que se incorporen en las distintas
bases de datos o en archivos electrónicos que maneja esta Institución. El alcance
de la autorización comprende la facultad para que la UFPS Ocaña le envíe
mensajes con contenidos institucionales, notificaciones y demás información
relativa a la institución, a través de correo electrónico. (iii) Mis derechos como titular
del dato son los previstos en la constitución y la ley, especialmente el derecho a
conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal; así como el
derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos
personales. Otorgo mi consentimiento a la UFPS Ocaña para tratar mi información
personal, de acuerdo con la política de tratamiento de datos personales, y por tanto
me comprometo a leer el aviso de privacidad y la política mencionada disponible en:
Resolución Nº 0192 de Junio 16 de 2015
http://divisis.ufpso.edu.co/contenido/47/politica-proteccion-de-datos-
personales.html.
NOTA: el estudiante de la modalidad presencial debe descargar el documento de
autorización para la recolección y tratamiento de datos personales (Ver anexo 3) y
presentarlo junto con los demás documentos exigidos en el proceso que adelanta.
• Al personal de planta y docentes catedráticos, se les notificará la necesidad del
debido diligenciamiento de la autorización del tratamiento del dato (Ver anexo
3), la cual debe ser entregada de manera física en la Oficina de Personal.
• A los alumnos antiguos se les notificará la necesidad del debido diligenciamiento
de la autorización del tratamiento del dato (Ver anexo 3), la cual debe ser
entregada de manera física en la Oficina de Admisiones, Registro y Control.
En el evento en que el Titular considere que la Universidad dio uso contrario a lo
autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactar a través de una comunicación
dirigida a la Universidad, Unidad de Gestión Documental, Correo electrónico:
radicación@ufps.edu.co, Teléfono: 5690088, Ext. 158.
12.2 MANIFESTACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN
La autorización a la UNIVERSIDAD para el tratamiento de los datos personales será
otorgada por:
• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le ponga a disposición la UNIVERSIDAD.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
13. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN O SUPRESIÓN DE DATOS
PERSONALES
Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado podrá formular
solicitudes para:
1. Actualizar, rectificar o suprimir los datos personales. Para el efecto es
necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar
que terceros no autorizados accedan a los datos del titular.
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El procedimiento para la atención de las solicitudes de actualización, rectificación o
supresión sobre los datos personales del Titular es el siguiente:
1. El Titular o quien esté autorizado para ello, podrá formular solicitudes a la
UFPS Ocaña cuando considere que la información del Titular contenida en
una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión,
a través del correo electrónico radicacion@ufpso.edu.co, personalmente o
por escrito a la Unidad de Gestión Documental.
2. La solicitud debe contener: la identificación del Titular (nombres y apellidos,
tipo y número de documento de identidad, dirección, teléfono de contacto y
el e-mail) y la descripción de los datos a tratar (Ver anexo 4).
3. Es necesario dejar prueba de lo siguiente:
• Fecha de recibo de la solicitud
• Identidad del solicitante
4. Se debe verificar: la identidad del titular, la previa autorización del tratamiento
a sus datos personales y la inexistencia de algún impedimento legal o
normativo para ejecutar dicha solicitud.
o En el caso de existencia de algún impedimento legal o normativo para
ejecutar dicha solicitud se notifica al titular las razones por las cuales no
fue posible hacer efectiva la solicitud.
5. Se trasladada la solicitud al Administrador de la Base de Datos DBA a través
de requerimiento mediante el portal Web https://divisis.ufpso.edu.co
6. El DBA verifica los datos del Titular en la Base de Datos, procede a modificar
o suprimir la información y notifica el cambio realizado.
7. El responsable de la información notifica al cliente el proceso realizado.
14. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y CONSULTAS
RELACIONADAS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado podrá formular
solicitudes y consultas para:
1. Conocer la información personal del Titular que repose en las bases de datos
de la UFPS Ocaña.
2. Solicitar copia de la autorización otorgada por el Titular a la UFPS Ocaña
para tratar sus Datos Personales.
El procedimiento para la atención de las solicitudes y consultas sobre los datos
personales del Titular es el siguiente:
1. El Titular o quien esté autorizado para ello, podrá formular solicitudes y
consultas a la UFPS Ocaña sobre la información personal del Titular a través
Resolución Nº 0192 de Junio 16 de 2015
del correo electrónico radicacion@ufpso.edu.co, personalmente o por escrito
a la Unidad de Gestión Documental.
2. Las solicitudes y consultas del interesado deben contener: la identificación
del Titular (nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad,
dirección, teléfono de contacto y el e-mail) y la descripción de los hechos que
dan lugar a la solicitud y/o consulta (Ver anexo 4).
3. Es necesario dejar prueba de lo siguiente:
• Fecha de recibo de la solicitud y/o consulta
• Identidad del solicitante
4. Una vez verificada la identidad del titular se le suministrará toda la
información sobre datos personales que sea requerida.
5. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
6. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término antes
indicado, la UFPS Ocaña lo informará al interesado, expresando los motivos
y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, a más tardar dentro de
los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los términos antes mencionados pueden variar en caso que se emitan leyes o
reglamentos que establezcan términos inferiores, de acuerdo con la naturaleza del
Dato Personal.
15. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS RELACIONADOS
CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado podrá formular
reclamaciones para:
1. Revocar la Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos
2. Presentar un reclamo cuando considere que existe un presunto
incumplimiento de los deberes de la UFPS Ocaña relacionado con el
Tratamiento de Datos Personales, de acuerdo con lo previsto en estas
Políticas o en la Ley de Protección de Datos Personales y las normas que la
complementen o modifiquen.
El Titular podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando:
1. No se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y
legales, siempre y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido
en conductas contrarias al ordenamiento y
Resolución Nº 0192 de Junio 16 de 2015
2. En virtud de la solicitud libre y voluntaria del Titular del dato, cuando no exista
una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de
permanecer en la base de datos.
Lo anterior, sin perjuicio de las normas que la UFPS Ocaña debe cumplir en materia
de retención documental. En consecuencia, la UFPS Ocaña suprimirá los datos o
suspenderá su uso cuando a ello haya lugar, respetando las normas sobre
conservación documental que le son aplicables.
El procedimiento para la atención de los reclamos sobre los datos personales del
Titular es el siguiente:
1. El Titular o quien esté autorizado para ello, podrán formular reclamos a la
UFPS Ocaña cuando:
i. Advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en la Ley de Protección de Datos, o
ii. Revoque la autorización para el Tratamiento del Titular.
2. El reclamo del interesado debe contener: la identificación del Titular (nombres
y apellidos, tipo y número de documento de identidad, dirección, teléfono de
contacto y el e-mail), la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
los documentos que soporten su reclamación. En caso de no contar con la
anterior información, se entenderá que el reclamo no se encuentra completo
(Ver anexo 4).
3. Si el reclamo está incompleto, la UFPS Ocaña solicitará al interesado
subsanar las fallas o remitir la información o documentación que se requiera
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo en la UFPS
Ocaña. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin
que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo.
4. La UFPS Ocaña atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15)
días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo en la
UFPS Ocaña.
5. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el (las)
área(s) responsables de dar respuesta al interior de la UFPS Ocaña,
informará(n) al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
Resolución Nº 0192 de Junio 16 de 2015
El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada
en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás
normas que los modifiquen o adicionen.
16. DIRECTRIZES GENERALES
La dirección de correo electrónico es un dato de carácter personal, por lo que debe
ocultarse salvo cuando sea necesario, en función del contenido del correo, que cada
uno conozca la identidad del resto y siempre que la dirección fuese profesional; por
ejemplo, dentro de la Universidad, cuando la dirección de correo fuese la publicada
en el Directorio y el correo se enviase con fines académicos o administrativos. En
los demás casos, es recomendable el uso de listas de distribución u ocultar
sistemáticamente los destinatarios.
No se deben facilitar datos personales a personas distintas del interesado, aunque
se trate de sus familiares o personas conocidas. Por este motivo, se evitará facilitar
datos por teléfono, salvo que sea posible confirmar la identidad del comunicante
solicitándole información que sólo él o ella debería conocer.
Únicamente se podrán facilitar datos de un estudiante cuando éste sea menor de
edad a sus padres o tutores, siempre que acrediten dicha circunstancia o cuando,
siendo mayor de edad, el estudiante no haya manifestado por escrito su voluntad
contraria a que se pueda informar a los responsables.
Se pueden facilitar datos de estudiantes y titulados a empresas de prácticas que
han suscrito convenios con la Universidad en el caso de que las prácticas estén
contempladas en el plan de estudios no será imprescindible el consentimiento del
estudiante, aunque sí recomendable, sin perjuicio de sus posibilidades de elección
en cuanto a la oferta disponible.
Los datos de contacto del personal que se publiquen en páginas web solo podrán
referirse a los datos de contacto profesional. La publicación de otros datos requerirá
el consentimiento del interesado.
La publicación de las calificaciones de los estudiantes en carteleras deberá evitarse
y sólo procederá cuando esté justificada la publicidad y así lo autorice el
responsable del centro de estudio correspondiente, en estos casos sólo será
necesaria la publicación junto a la calificación de un solo dato identificativo, el
nombre y apellidos, salvo cuando existan duplicidades. La publicación en abierto en
Internet está terminantemente prohibida, ya que permitiría el acceso a datos de
carácter personal por personas distintas a los estudiantes afectados, con el riesgo
de un posible uso indebido de dichos datos. Por ello, en ningún caso podrá el
personal docente o no docente de la Universidad publicar calificaciones u otros
Resolución Nº 0192 de Junio 16 de 2015
datos personales relativos a los estudiantes en la web, de manera que resulte
accesible de forma general e indiscriminada.
En ocasiones se publican en páginas web de la Universidad fotografías de
actividades, conferencias o actos celebrados en la Universidad. Únicamente podrán
publicarse sin consentimiento del interesado aquellas que se refieran a cargos de
representación de la Universidad. En otro caso, será necesario el consentimiento
del interesado. Cuando la finalidad de la publicación sea ofrecer una imagen de las
instalaciones se evitará que aparezcan personas físicas o, en su caso, éstas no
deberán poder identificarse salvo que hayan dado su consentimiento para la
publicación.
Resolución Nº 0192 de Junio 16 de 2015
ANEXO 1
CONTRATO DE CONFIDENCIALIDAD
Contrato de confidencialidad desarrollado entre las partes:
Por la parte reveladora de la información:
Nombre _______________________________________________________
Dirección _______________________________________________________
Teléfono _______________________________________________________
E-mail _______________________________________________________
Fax _______________________________________________________
Por la parte receptora de la información:
Nombre _______________________________________________________
Dirección _______________________________________________________
Teléfono _______________________________________________________
E-mail _______________________________________________________
Fax _______________________________________________________
Identificación del proyecto y/o contrato, que dio lugar al presente tratado:
__________________________________________________________________
Entre los firmantes, identificados anteriormente, hemos convenido en celebrar el
presente acuerdo de confidencialidad previa las siguientes CONSIDERACIONES:
PRIMERA. Que la información compartida en virtud del presente acuerdo pertenece
a la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, y la misma es
considerada sensible y de carácter restringido en su divulgación, manejo y
utilización.
SEGUNDA. Que la información de propiedad de la Universidad Francisco de
Paula Santander Ocaña ha sido obtenida legalmente, como resultado de sus
procesos académicos y, en consecuencia, abarca información que considera única
y confidencial.
TERCERA. La parte receptora se obliga a no divulgar a terceras partes, la
“Información Confidencial”, que reciba de la parte reveladora, y a darle a dicha
información el mismo tratamiento que le darían a la información confidencial de su
propiedad.
Para efectos del presente convenio “Información Confidencial” comprende toda la
información divulgada por cualquiera de las partes ya sea en forma oral, visual,
escrita, grabada en medios magnéticos o en cualquier otra forma tangible.
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CUARTA. La parte receptora está de acuerdo en que la “Información Confidencial”
que reciba de la otra parte es y seguirá siendo propiedad de ésta última, a usar
dicha información únicamente de la manera y para los propósitos autorizados por la
Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña.
QUINTA. Las partes convienen que en caso que la parte receptora incumpla parcial
o totalmente con las obligaciones a su cargo derivadas del presente contrato, la
parte receptora será responsable de los daños y perjuicios que dicho incumplimiento
llegase a ocasionar a la parte divulgante.
SEXTA. La vigencia del presente convenio será indefinida y permanecerá vigente
mientras exista relación comercial entre ambas partes.
SÉPTIMA. Las obligaciones establecidas en este convenio para la parte receptora,
respecto a la confidencialidad, de la “Información Confidencial” y al uso de la misma,
prevalecerán a la terminación de este instrumento, por un periodo de por lo menos
2 (dos) años a partir de dicha terminación. Así mismo toda la “Información
Confidencial” transmitida a la parte receptora por la divulgante deberá ser destruida.
Enteradas las partes del contenido y alcance del presente contrato, lo firman a fecha
___________________
Por la parte reveladora: Por la parte receptora:
Nombre_____________________ Nombre_____________________
Firma _____________________ Firma _____________________
Resolución Nº 0192 de Junio 16 de 2015
ANEXO 2
AVISO DE PRIVACIDAD
Asunto: LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, con domicilio en la Ciudad
de Ocaña, Colombia, actúa y es Responsable del Tratamiento de los datos
personales.
Dirección oficinas: Vía Acolsure, Sede el Algodonal Ocaña Norte de Santander,
Unidad de Gestión Documental
E-mail: radicación@ufpso.edu.co
Teléfono: PBX: (+57) (7) 5690088 Ext 158, Fuera de Ocaña: 01-8000-121022
Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de
manera directa o a través de terceros designados, entre otras, y de manera
solamente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas
relacionadas con el objeto y propósitos de la Universidad:
• Trámites académicos, como pueden ser los relativos a preinscripción,
inscripción, solicitud de becas, historial académico, monitoria académica,
titulación, prácticas profesionales, participación en proyectos de investigación,
registro de evaluaciones y cualquier actividad y obligación surgida del quehacer
universitario.
• Trámites administrativos, como pueden ser los relativos a recursos
financieros, recursos humanos, recursos materiales, servicios generales, así
como las demás relativas a la contraloría, marco legal, gestión, planeación,
estadística universitaria y cualquier actividad y obligación surgida del quehacer
universitario.
• Actividades y/o servicios diversos, como pueden ser sociales, de difusiones
de la cultura, deportivas, médicas, recreativas, empresariales, de investigación,
extensión, publicación de eventos y de nuevos servicios, entre otros.
Se le informa a los titulares de la información que pueden consultar el Manual
Interno de Políticas de Tratamiento Protección de Datos Personales de la UFPS
Ocaña en el siguiente enlace http://divisis.ufpso.edu.co/contenido/47/politica-
proteccion-de-datos-personales.html, que contiene las políticas para el tratamiento
de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación
que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación,
actualización y supresión de los datos.
Resolución Nº 0192 de Junio 16 de 2015
ANEXO 3
AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES
Con la expedición de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se desarrolla
el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y
rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento
de datos personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de
entidades públicas y/o privadas.
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña como institución que
almacena, y recolecta datos personales requiere obtener su autorización para que
de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a
todas las dependencias académicas y/o administrativas, recolectar, recaudar,
almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar
tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se
han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos
de todo tipo con que cuenta la Universidad. Esta información es, y será utilizada de
manera directa o a través de terceros designados, entre otras, y de manera
solamente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas
relacionadas con el objeto y propósitos de la Universidad:
• Trámites académicos, como pueden ser los relativos a preinscripción,
inscripción, solicitud de becas, historial académico, monitoria académica,
titulación, prácticas profesionales, participación en proyectos de investigación,
registro de evaluaciones y cualquier actividad y obligación surgida del quehacer
universitario.
• Trámites administrativos, como pueden ser los relativos a recursos
financieros, recursos humanos, recursos materiales, servicios generales, así
como las demás relativas a la contraloría, marco legal, gestión, planeación,
estadística universitaria y cualquier actividad y obligación surgida del quehacer
universitario.
• Actividades y/o servicios diversos, como pueden ser sociales, de difusiones
de la cultura, deportivas, médicas, recreativas, empresariales, de investigación,
extensión, publicación de eventos y de nuevos servicios, entre otros.
En el evento en que usted tenga alguna observación y/o comentario sobre el manejo
y uso de sus datos personales, o en caso de que usted considere que la Universidad
dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables; o no desee seguir
recibiendo información relacionada con la Universidad y sus actividades, según el
presente documento, usted podrá contactarnos a través de una comunicación
dirigida a:
Resolución Nº 0192 de Junio 16 de 2015
Responsable del Tratamiento de los datos personales: Universidad Francisco de
Paula Santander Ocaña
Dirección oficinas: Vía Acolsure, Sede el Algodonal Ocaña Norte de Santander,
Unidad de Gestión Documental
E-mail: radicación@ufpso.edu.co
Teléfono: PBX: (+57) (7) 5690088 Ext 158, Fuera de Ocaña: 01-8000-121022
Si Usted es el Titular de la Información debe diligenciar el siguiente espacio.
Yo__________________________________________ identificado(a) con C.C
No.________________________ de ____________________________________
“Consiento y autorizo de manera previa, expresa e inequívoca que mis datos
personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y/o
autorización”.
_______________________________
TITULAR
C.C.
Si Usted no es el Titular de la Información, pero actúa como representante legal o
causahabiente del Titular debe diligenciar el siguiente espacio.
Yo ________________________________________ identificado(a) con C.C.
No.________________________ de ____________________________ actuando
en mi condición de _________________________ de ______________________
Identificado(a) con C.C.___ T.I.___ NIT___ No. ____________________________
de ______________________________
“Consiento y autorizo de manera previa, expresa e inequívoca que mis datos
personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y/o
autorización”.
____________________________________________________
REPRESENTANTE LEGAL O CAUSAHABIENTE DEL TITULAR
C.C.
La presente autorización cumple con las políticas de tratamiento establecidas por el Manual Interno de Políticas de
Tratamiento Protección de Datos Personales de los Titulares de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña.
Resolución Nº 0192 de Junio 16 de 2015
ANEXO 4
FORMATO DE CONSULTA, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y
ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES
Nombres y apellidos del Titular o Representante: _____________________________
Tipo documento: CC__ TI__ RC__ CE__ Nº Documento: _________________
*Cédula de Ciudadanía (CC), Tarjeta de Identidad (TI), Registro Civil (RC), Cédula de Extranjería (CE)
Datos de Contacto
Dirección de Domicilio: _______________________________________________
Correo Electrónico: _______________________ Teléfono: __________________
TIPO DE SOLICITUD:
Consulta
Actualización
Rectificación
Eliminación
JUSTIFICACIÓN
Quien firma o diligencia este documento manifiesta que todos los datos aquí consignados corresponden a la verdad.
Firma ________________________
C.C. ________________________
